Event management av Nord-Europas største festival

Roskilde Festival

Nord-Europas største festival har det travelt - og med mer enn 30.000 aktører er det en komplisert oppgave å holde styr på de mange hjelperne. Roskilde Festival og Novicell har sammen skapt plattformen "People" til koordinering av deltakere og frivillige. 

Festival får styr på alle sine 'people'

Roskilde Festival er Danmarks største festival - ja, faktisk den største i hele Nord-Europa. Med de mange mennesker på festivalen hadde Roskilde et naturlig behov for å kunne håndtere alle sine frivillige hjelpere, gjester og musikere - helt knirkefritt. 

Roskilde Festival rakte derfor hånden ut til Novicell, som allerede i forveien arbeider sammen med festivalen Smukfest. Det inngående kjentskapet til event management i festivalbransjen, ble sett på som en stor fordel.  

Det ville ikke være noen festival hvis det ikke var for alle de frivillige. Derfor trengte vi en partner som kunne utvikle en plattform som støtter den store oppgaven med å koordinere både frivillige og andre deltakere. Det kunne Novicell levere - og mer.

En skreddersydd plattform

"People" er en medhjelper som håndterer festivalens frivillige og ildsjeler. Det gjelder alt fra produktstyring av armbånd og koordinering av innkvartering til kjøretillatelser og utlevering av t-skjorter.

Samtidig fungerer det som et kommunikasjonssystem, hvor de enkelte teams kan kommunisere med hverandre. Alle frivillige har sin egen profil med data, som man selv kan oppdatere. 

Den andre delen består av gjesteseksjonen hvor alle gjester håndteres, dvs. leverandører, samarbeidspartnere, artister og mer. Festivalen har 44 forskjellige gjestegrupper, hvor det utleveres mer enn 50 typer armbånd og det håndteres både kjøretillatelser og overnattingsprodukter. 

Eventsystemet er altså konstruert til å kunne håndtere meget komplekse datasett og er tilpasset Roskilde Festivals helt spesifikke behov.  

Kontroll på frivillige, teams og rettigheter

Roskilde Festival, som har eksistert siden 1971, har inngått et samarbeid med Novicell om utvikling av frivilligdatabasen "People".

Event management

"People" er et event management system, bygget for å håndtere alle menneskene som er med under festivalen.

Tilgjengelighet

Alle de frivillige kan få tilgang til systemet og oppdatere egen data, samt kommunisere med team-medlemmer m.m.

 

Overblikk

"People" skaper et overblikk over alt fra utlevering av armbånd, håndtering av overnatting til fordeling av medarbeidere på teams. 

Check-in-modul

Med så mange involverte i festivalen skal Roskilde Festival 'checke inn' store mengder av mennesker. "People" er derfor skapt til å kunne dirigere både frivillige og gjester igjennom et check-inn, slik at utdeling av informasjon, utlevering av armbånd og overnatting går raskest mulig. 

Eventsystemet har blitt stress-testet under siste og årets festival - og det med stor suksess. Check-inn har døgnåpent i 10 dager fra lørdag til søndag, hvor de mer enn 30.000 aktørene kom seg igjennom raskt og knirkefritt. Blant annet gjør check-inn med mobilen det enkelt og bekvemt å komme inn. 

Som en bonus kan systemet levere daglige statusrapporter, som eksempelvis hvor mange armbånd som er allerede er utlevert og hvor mange som mangler. Det sikrer at Roskilde Festival optimalt kan planlegge sine ressurser.  

 

"People" i aksjon på Roskilde Festival 2015

Løsningen ble testet i løpet av årets festival og var en stor suksess.

30.000+

Utleverte armbånd

400+

Utleverte armbånd per time

750+

Teams, tilknyttet plattformen

Målt under Roskilde Festival i perioden 27.06 2015 - 4/7 2015.

Venma Event Management

Novicell har bygget event management systemet Venma, som kan brukes til administrasjon av alle former for events - både store og små. Systemet skaleres avhengig av antall frivillige, medhjelpere og gjester, og kan tilpasset til meget spesifikke behov. 

Fordelene med Venma er mange. Blant annet gir plattformen mulighet for integrasjon til andre systemer, tilpasset kommunikasjon til forskjellige målgrupper, håndtering av produkter, check-inn, rekruttering og mye mer. Håndtering av events har aldri vært enklere. 

Vil du vite mer om løsningen til Roskilde Festival?

Du er velkommen til å kontakte meg for å høre mer om utfordringene til Roskilde Festival - eller få en uforpliktende demonstrasjon av Venma Event Management.